Pandeigenaar heeft altijd actueel inzicht

Altijd actueel inzicht in alle gegevens omtrent verhuur of leegstandbeheer. Voor veel corporaties en pandeigenaren is het een wens, voor de opdrachtgevers van Gapph is het de realiteit. GO (Gapph Online) levert alle partijen transparantie, inzicht en overzicht op.

Matthias van Klaveren, Operationeel Manager bij Gapph, en zijn team ontwikkelden een custom made informatiesysteem dat opdrachtgevers realtime compleet inzicht geeft in hun voorraad. “Van foto’s van de staat van een pand tot de meterstanden, storingsmeldingen en een verklaring geregistreerd inkomen voor woningen waar we passend toewijzen; alles leggen we vast. Dat geldt ook voor de periodieke controles die we doen. Met een enkele druk op de knop is de documentatie in te zien.”

Altijd inzicht

Gapph Online is altijd actueel. Direct na het tekenen van een contract is dit zichtbaar in GO. De opdrachtgever ziet realtime wat de bezetting van een pand is en wanneer Gapph voor het laatst het pand gecontroleerd heeft. Zo is ook op afstand altijd duidelijkheid over de invulling en de staat van het pand.

Toetsen met foutmarge nul

GO geeft niet alleen inzicht. Het helpt corporaties daarnaast bij het managen en behalen van de criteria voor Passend Toewijzen. Bij tijdelijke verhuur op basis van de leegstandwet toetst Gapph via een inkomenstoets met actuele indexering het verzamelinkomen van de verklaring geregistreerd inkomen van de Belastingdienst. Hier komt het document Verklaring samenstelling huishouden huurder(s) uit. Dit is een belangrijk document om de inkomenstoets compleet te maken. “Wij verhuren altijd volgens de inkomensnorm voor sociale huurwoningen. Dit toetsen doen we overigens met een foutmarge van nul. Heel belangrijk, want de regels zijn vanzelfsprekend niet vrijblijvend en kunnen tot forse boetes leiden. Er wordt dus ook stevig op gecontroleerd. Dat is meteen nog een voordeel. Wij werken volledig paperless, alle documenten zijn gebundeld per object en bij eventuele controles ook supereenvoudig in te zien. En alles is vanzelfsprekend AVG-proof. Gapph wordt zelf ook getoetst door het Keurmerk Leegstandbeheer. En die audit verloopt vlot, want er komen bij ons geen A4’tjes uit de kelder of notities uit een oude map. Alles is op orde en overzichtelijk gedocumenteerd. Altijd.”

Vertrouwen en duidelijkheid

Niet alleen de verhuurder of pandeigenaar heeft voordeel bij het transparante systeem van Gapph. “Ook in het contact met de huurder of tijdelijke bewoner is het prettig en schept het vertrouwen en duidelijkheid. De huurder of bewoner hoeft niets los aan te leveren bij de corporatie of verhuurder. En kan altijd een beroep op ons systeem doen als hij of zij iets wil inzien. Door goede digitale vastlegging is er altijd duidelijkheid over de staat van het pand of wat we aantreffen bij een controle. Dat is namelijk gefotografeerd en onderdeel van het dossier.”

Meegroeien

Gapph ziet GO als een groeiend systeem dat met de opdrachten mee-ontwikkelt. “Het is custom made, we bouwen het in eigen huis. We luisteren goed naar onze opdrachtgevers en collega’s en werken continu aan het uitbreiden van functionaliteiten, zodat alle betrokkenen de informatie hebben die voor hen belangrijk is. Op elk gewenst moment.”