Gapph ontzorgt, ook bij de oplevering van vastgoed na de beheerperiode

‘Als nomaden trekken we van project naar project’

Aan al het goede komt een eind, ook aan onze periodes van beheer. Als sloop- of verbouwplannen concreet worden, willen pandeigenaren weer op eigen voorwaarden beschikken over het vastgoed. Bij Gapph werken we daarom volgens een vastomlijnd proces voor oplevering, dat een soepele overdracht garandeert.

In Amsterdam leverde Gapph eind april – na een periode van 1,5 jaar leegstandbeheer  – ruim honderd zelfstandige appartementen op, verspreid over drie gebouwen. Zodat woningcorporatie De Alliantie – vaste opdrachtgever van Gapph – verder kan met de sloop en herontwikkeling van het terrein.

Aan een oplevering van vastgoed gaat enkele maanden voorbereidingstijd vooraf, vertelt Nathaniël Weitgraven, Regiomanager Regio Noord bij Gapph. “Zodra onze opdrachtgever formeel bij ons opzegt, gaan wij aan de slag”, vertelt hij. “De Alliantie, in dit geval, ontzorgen we volledig. Die kan het hele opleveringsproces met een gerust hart aan ons overlaten en heeft er geen omkijken naar, tot het moment dat wij de sleutelbos overhandigen op de officiële opleverdatum.”

Communicatie
Gapph werkt bij oplevering volgens een vast stappenplan. “Goede, persoonlijke en eerlijke communicatie richting de huidige bewoners is daarin de sleutel”, aldus Nathaniël. “Als we weten of verwachten dat het einde van een project nadert, zeggen we dat gewoon. Natuurlijk zijn de huurders al vanaf het begin op de hoogte van het tijdelijke karakter van de huur- of bruikleenovereenkomst. Deze woningen in Amsterdam verhuurden we op basis van tijdelijke verhuur. Dan hebben wij drie maanden opzegtermijn. Zodra onze opdrachtgever bij ons opzegt, maken wij een planning voor onszelf én nemen wij direct telefonisch contact op met al onze bewoners. Het telefoontje wordt opgevolgd door een aangetekende mail, waarin de opzegging zwart-op-wit staat en we ook direct een voorstel doen voor de datum en tijdstip van het oplevermoment. Mooi aan dit systeem is dat wij de status van dit mailverkeer kunnen monitoren: is een mail afgeleverd en ook gelezen? Zo nee: dan benaderen we de bewoner opnieuw.”

In de weken voorafgaand aan de oplevering, hebben we op verschillende momenten contact met onze bewoners. Persoonlijk, telefonisch en schriftelijk. Nathaniël: “Wat verwachten we van ze? Hoe moeten zij de woning opleveren? Wat mogen zij in dit proces van ons verwachten? We maken alles zo duidelijk mogelijk. En dat werkt. Want onze panden zijn altijd leeg en schoon op het afgesproken moment.”

Opleveren met de bewoner
Leeg en bezemschoon. Dat zijn de basisvoorwaarden bij oplevering. “Op de dag van oplevering staan we klaar met een team collega’s – ik als regiomanager, onze technische dienst en een aantal vastgoedbeheerders. Per woning rekenen we ongeveer 20 minuten voor de uitschrijving. Dan lopen we samen met een bewoner een ronde door de woning. Als alles er netjes uitziet, verwerken we de oplevering in ons systeem. We noteren meterstanden, gegevens over de sleutels en we vragen op welk adres mensen voortaan bereikbaar zijn. Al die gegevens zetten we in het opleverrapport op een rijtje, ondersteund met foto’s. Dat document wordt door ons en de bewoner ondertekend. Bewoners krijgen een kopie per mail. Van daaruit maakt onze afdeling Financiële Administratie de balans op en krijgt de bewoner de borg terug, of die wordt verrekend met een eventueel openstaand bedrag.”  

Opleveren met de eigenaar
Na de opleveringen met bewoners, volgt een officiële (digitale) overdracht met de eigenaar van het vastgoed. “Ik vraag altijd aan onze beheerders: loop na een oplevering nog even een rondje door je pand of wijk en kijk met een frisse blik”, vertelt Nathaniël. “Als wij meer dan tevreden zijn, dan is onze opdrachtgever dat ook. Vervolgens ontvangt ook onze opdrachtgever een volledig opleverrapport, met foto’s en gegevens als meterstanden. En natuurlijk de sleutelbos, compleet en gelabeld. Daarna zit ons werk erop.”

Als er sprake is van meerdere woningen in een woonwijk, of van appartementen in een complex, probeert Gapph de opleveringen zoveel mogelijk op één dag te plannen. “Belangrijk, zo voorkomen we dat een pand langer dan een paar uur leeg staat en krakers of zwervers de gelegenheid hebben om een gebouw te betrekken. De planning stemmen we nauwkeurig af met onze opdrachtgever of met de partij die komt slopen. Zodra wij het pand verlaten, kan het werk meteen doorgaan.”

Trouwe achterban
“Bewoners laten we niet in de steek”, benadrukt Nathaniël. “We proberen iedereen – die dat wil – ergens anders te huisvesten. Dat lukt in 7 van de 10 gevallen, gemiddeld. Zelf trekken we na oplevering de deur van een pand dicht, als nomaden trekken we door naar een volgend project. We hebben een grote groep trouwe bewoners, die ons volgen. Zeker in de regio Amsterdam, waar de druk op de woningmarkt groot is.”

Benieuwd wat Gapph kan betekenen voor jouw vastgoedprojecten? Neem contact met ons op.